Fakturering, kassaflöde och skatte-smarta val för nya konsulter
En lönsam konsultverksamhet faller ofta på tre praktiska saker: fakturor som går ut för sent, ojämnt kassaflöde och onödigt höga skattesmällar på grund av bristande planering. Här får du en konkret guide att kopiera: hur du fakturerar snabbare, jämnar ut intäkterna och gör klokare, skatte-smarta val från start.
1) Fakturera snabbare – bygg in rutinerna
- Fakturera vid milstolpe (inte bara vid slutleverans). Ex: 40% start, 40% vid godkänd delleverans, 20% vid slut.
- Retainer i förskott: För månadsuppdrag – fakturera den 25:e månaden före.
- Deadline-regel: ”Faktura skickas inom 24 h efter milstolpe.” Lägg en stående kalenderpåminnelse.
- Betalvillkor: Håll 10–15 dagar för konsulttjänster (kortare än ”30 dagar netto”).
- Dröjsmål: Ange påminnelse- och ev. dröjsmålsränta i offerten/avtalet.
Faktura—checklista (kopiera)
- Företagsnamn, org.nr, adress, kontakt
- Kundens uppgifter och referenser (beställar-ID/PO om krävs)
- Fakturanummer och fakturadatum
- Beskrivning av leverans kopplad till milstolpe
- Belopp exkl. moms, moms 25% (vanligt för konsulttjänster), belopp inkl. moms
- Betalvillkor, sista betalningsdag, bankgiro/IBAN, referens
2) Kassaflöde som tål svängningar
Målet är att alltid ha minst 2–3 månaders kostnader i buffert. Så jämnar du ut flödet:
- Paketering före timme: Sälj fasta paket och månadsretainer – intäkten blir förutsägbar.
- Sprid fakturadatum: Ha 2–4 kunder som faktureras vid olika datum (t.ex. 5:e och 25:e).
- Delbetalning vid större uppdrag: 30/40/30 eller 40/40/20.
- Ståendespar: För över t.ex. 30% av varje inkomst till ett ”Skatt & Buffert”-konto direkt på inbetalningsdagen.
Mini-kassaflödeskalkyl
Exempel: Mål privatlön 35 000 kr. Övriga kostnader (program, försäkring, lokal) 8 000 kr. Avsättning skatt & sociala avgifter 25 000 kr.
Du behöver då omsätta ca 68 000 kr/månad. Om du har två retainer à 20 000 kr och två paket à 14 000 kr/mån når du målet.
3) Skatte-smarta val från start (översikt)
Obs! Generell översikt – kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket eller med din redovisningskonsult.
- F-skatt och preliminärskatt: Ansök om F-skatt och uppskatta realistiskt din vinst för preliminärskatten. Justera under året om intäkterna ändras – undvik kvarskatt.
- Moms 25%: De flesta konsulttjänster har 25% moms. Välj momsperiod (månad/kvartal/år) som matchar din omsättning och disciplin.
- Periodisera intäkter: Retainer för flera månader? Lägg intäkten i rätt period (bra för jämnare resultat).
- Avdrag & kostnader: Håll kvitton digitalt. Avdrag för nödvändiga verktyg, program, kurslitteratur/fortbildning kopplad till uppdrag.
- Pensionsavsättning: Överväg att avsätta del av vinsten till pension för både skattelättnad och trygghet.
4) Betalningssätt som minskar friktion
- E-faktura/Peppol till offentliga kunder; korta ledtid och felrisk.
- Bankgiro/IBAN på B2B; undvik manuella fel med QR på fakturan.
- Kort/Swish Företag för småpaket/akutinsatser (ta ut kortavgiften i priset).
- Autogiro för retainers – minimerar sena betalningar.
5) Rutiner för sena betalningar (utan dramatik)
- Dag 1 efter förfallo: Vänlig påminnelse via e-post + pdf-länk.
- Dag 7: Ny påminnelse, föreslå delbetalningsplan vid behov.
- Dag 14: ”Sista påminnelse” enligt villkor; därefter inkasso enligt rutin.
Tipset: Sätt detta som automatiska flöden i ditt fakturasystem från dag ett.
6) Mall: villkor i offert/avtal som stärker kassaflödet
Betalvillkor: 15 dagar netto. Delbetalning 40/40/20 enligt milstolpar. Retainer faktureras i förskott månadsvis den 25:e. Förseningar utanför vår kontroll → tidsplan förskjuts i motsvarande grad. Påminnelseavgift och dröjsmålsränta enligt lag vid sen betalning. Ändringar utanför scope debiteras enligt gällande timpris.
7) Starta enkelt – din 30-dagars kassaflödesplan
- Dag 1–2: Välj fakturasystem och aktivera e-faktura + påminnelseflöden.
- Dag 3–4: Skriv in betalvillkor i offert- och avtalsmall.
- Dag 5: Öppna ”Skatt & Buffert”-konto, schemalägg automatisk överföring (t.ex. 30%).
- Dag 6–7: Kartlägg kommande leveranser → definiera milstolpar och delbetalningar.
- Dag 8–30: Fakturera vid varje milsteg inom 24 h. Följ upp sena betalningar enligt rutin.
Vill du fördjupa dig?
I min bok Starta eget som konsult går jag igenom fakturor, kassaflöde, moms och preliminärskatt med fler mallar och exempel – så att du slipper dyra nybörjarmisstag. Du kan läsa om boken och köpa boken hos Bokus.
Prenumerera gärna på mitt nyhetsbrev för fler praktiska mallar och checklistor som gör din konsultekonomi både enklare och tryggare. Det kan du göra här:
Fel: Kontaktformulär hittades inte.